Compte-rendu
 

  

Aide à la rédaction d'un cahier spécial des charges relatif aux télécommunications
25 mai 2000
     Château de Colonster


La rédaction d'un cahier des charges dans le domaine des télécommunications présente beaucoup de points communs à celle d'un cahier des charges ordinaire. Néanmoins, des questions propres à ce domaine entrent en ligne de compte. 

Par la présentation d'éléments méthodologiques et en illustrant de cas concrets, M. Jean-Paul Henfling, Associé de BSB Management Consulting, nous a fait bénéficier de son expérience en attirant l'attention sur ces points particuliers afin de mener à bien la rédaction d'un cahier des charges.


Législation applicable pour les marchés publics

5 lois concernent le domaine abordé :

  1. Loi du 24/12/93 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services.

  2. AR du 08/01/96 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. (complément à la Loi du 24/12/93)

  3. AR du 10/01/96 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des télécommu­nications  (législation qui n’a pas d’impact sur le secteur que nous visons ici).

  4. AR du 18/06/96 relatif à la mise en concurrence dans le cadre de la CE de certains marchés publics de travaux, de fournitures et de services dans les sec­teurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des télécommunications.

  5. AR du 26/09/97 établissant les rè­gles générales d’exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics.

Cette législation est en vigueur depuis le 1er mai 1997.  Un document, édité par l’Union des Villes et des Communes propose une synthèse et une mise à jour de ces différentes lois ("les marchés de travaux, de fournitures et de services au nom des communes et des CPAS" Recueil des principales dispositions légales et réglementaires 2000    Union des Villes et des Communes de Wallonie asbl. D/2000/7119/1).

L’AR du 24/12/93 (Article 5 et Annexe 2) vise directement les services de télécommunication, les services informatiques et services annexes à l'exclusion des services de téléphonie vocale, télex, radiotéléphonie, appel unilatéral sans transmission de parole, ainsi que des services de transmission par satellite.  La loi datant de 1993, tout ce qui concerne les systèmes de télécommunication de pointe n'est pas prévu de manière précise.

Ces lois s’appliquent aux marchés de fournitures (de matériel) et/ou de services (la mise en œuvre ou le paramétrage).

 

Types de marché

1.         L’adjudication générale (avec désignation par rapport aux prix remis) & l’appel d’offres général (où d’autres critères entrent en compte pour la sélection) se font par publication et ne demandent donc pas de présélection de candidats.

2.        L’adjudication restreinte & l’appel d’offre restreint requièrent un appel à candidatures préalable à l'envoi du dossier (démarche plus longue).

3.        Les procédures négociées avec ou sans publication sont utilisées pour accélérer le processus de désignation du fournisseur.  Des montants sont à prendre en considération pour ces types de marchés : les procédures négociées sans publicité ne doivent pas dépasser un maximum de 2.500.000 FHTVA.  Au-delà de cette somme, on passe à une procédure avec publicité.  D'autre part, si la somme est inférieure à 8.600.000 FHTVA, la procédure peut rester intérieure (c'est-à-dire avec publication au Bulletin des adjudications mais pas de publication européenne).

Les éléments inclus dans ce montant global sont : les fournitures, les services, la documentation, la formation, les frais administratifs, les frais de déplacement, les droits de douane, les frais d’emballage ou de réception et s’il y a location, la durée réelle plafonnée à 48 mois.  La comptabilisation de ces postes permettra de calculer la clé applicable par rapport aux montants plafonds décrits ci-dessus.

 

La procédure type se compose de 8 étapes.  La première est la publication de l'avis indicatif.  Ensuite, un avis de marché est lancé; il différera selon le type de procédure (locale, européenne).  La présélection va alors déterminer entre 3 et 20 candidats qui recevront le cahier des charges.  Les cinq phases suivantes seront la réception des offres, une sélection qualitative accompagnée d'une sélection technique, l'attribution du marché et enfin l'avis de marché passé.


Les enjeux

Lors de la rédaction de ce type de cahier des charges, l'évolution technique constante entre en jeu.  Les données spécifiées doivent donc être suffisamment ouvertes pour intégrer les évolutions potentielles mais aussi le vieillissement rapide du matériel (compte tenu des délais d’achat et d’installation).  La progression rapide des technologies implique de plus une réflexion quant au positionnement de la société dans le monde de l'Internet.

Les technologies des télécoms doivent avant tout être considérées comme des outils permettant d'augmenter l’efficacité et les performances des agents.  Ceux-ci peuvent ainsi travailler plus vite et donc se consacrer davantage à des tâches d’un niveau supérieur.

L'investissement financier ne doit pas être pris à la légère car il s'avérera très conséquent dans la plupart des cas (de l’ordre de plusieurs millions).

L’image et la qualité du service ne seront pas non plus reléguées au second plan. Nous touchons à un domaine à la pointe de la technologie (donc très complexe), le risque de se tromper sera toujours présent à l'esprit.

Le futur fournisseur doit être considéré comme un partenaire (d'où l'importance de son choix) car une dépendance se créera pour une période plus ou moins longue.


1ère étape : l’analyse fonctionnelle. 

A.        LES OBJECTIFS

Comme son nom l'indique, l'analyse  fonctionnelle considérera le fonctionnement global de l'organisation.  Cette étape préliminaire permettra de poser le problème (et non de chercher des solutions) pour déterminer les besoins.  Déceler les flux internes et externes, les interactions entre services s'avérera très judicieux pour la suite du projet.

Il est nécessaire de connaître les particularités du fonctionnement ainsi que les perspectives d’évolution de l'organisation afin de réfléchir en terme de prospective, d'éviter de faire exploser la structure en place, de corriger au besoin les anomalies décelées et éventuellement de fragmenter l’investissement.

B.         LA METHODOLOGIE

Pour bien déterminer les besoins, il est capital de consulter le personnel concerné.  Cela peut se faire par interviews ou groupes de travail.  Il est également utile d'analyser les documents produits, de faire l'inventaire et l'analyse des systèmes existants.


2e étape : La définition des besoins.


A.      OBJECTIFS

Cette phase a pour but d'exprimer les besoins effectifs en termes qualitatifs et quantitatifs.  C'est également l'occasion de mettre en évidence les spécificités éventuelles, de corriger les anomalies et dysfonctionnements existants, de fixer les priorités du projet, de relativiser les spécifications (caractère bloquant ou non) et de déterminer les conditions sine qua non au choix du futur fournisseur.

Enfin, les résultats attendus doivent être décrits le plus clairement possible.

 

B.      METHODOLOGIE

Désigner les « Key users » (utilisateurs de référence) s'impose comme première étape.  Ils seront ainsi impliqués le plus tôt possible dans le projet.

Un groupe de travail peut également réaliser un document collectif qui sera ensuite signé par tous les utilisateurs afin d'anticiper les potentiels conflits.


3e étape : la rédaction du cahier spécial des charges.

Les clauses générales à fixer sont relativement proches de celles d'un cahier des charges traditionnel (p ex : modalités de paiement, critères d'attribution du marché, délais, livraison et installation, maintenance, formation et assistance, brevet et droit d'auteur, etc.).  Les clauses permettent de prévoir les problèmes éventuels; en voici une liste détaillée (liste plus fouillée que le minimum légal) :

  • Maître de l’ouvrage

  • Objet du marché

  • Mode de passation du marché

  • Fixation des prix (forfaitaire, fixe)

  • Dépôt des soumissions

  • Délai d’exécution

  • Administration responsable du paiement

  • Modalités de paiement

  • Révision de prix

  • Variantes ou suggestions permises au fournisseur

  • Critères d’attribution du marché

  • Pièces à annexer

  • Cautionnement

  • Réception technique provisoire (dissocier hardware et software)

  • Réception définitive après avoir fonctionner plusieurs mois et en avoir vérifier l'adéquation

  • Devoir, de la part du fournisseur, de s’informer afin d'être apte à solutionner

  • Livraison et installation

  • Préparation des locaux (qui fait quoi ?)

  • Modifications : possibilité d’adapter certains paramètres en fonction des mouvances du marché

  • Force majeure

  • Adjonctions

  • Comment gérer la qualité ?

  • Le logiciel (licences utilisateurs, etc.)

  • Matériel connexe (interfaces nécessaires)

  • Maintenance périodique (très important car c'est un poste coûteux)

  • Manuels d’utilisation et documentation (très souvent disponibles en ligne)

  • Formation et assistance technique

  • Garantie contractuelle de bon fonctionnement

  • Cessions / sous-traitance / propriété

  • Faillite / renonciation / litiges

  • Responsabilité et assurance

  • Brevets et droit d’auteur en ce qui concerne les logiciels et les licences

  • Confidentialité / publicité

Les clauses techniques comprendront, la description de l'organisation (organigramme – fonctions – liaisons fonctionnelles – disposition géographique) qui aidera le fournisseur à comprendre l'environnement de la société; la configuration du matériel et les logiciels existants et à prévoir; les spécifications fonctionnelles (par type, par module ou par service) et générales (services attendus – formation – maintenance).
 

4e étape : la sélection des offres.


A.        SELECTION QUALITATIVE

La sélection qualitative prendra en compte

  • la non faillite de la société (article 43 de l'AR du 8/01/96) ;

  • la santé financière et économique du fournisseur : déclaration bancaire, bilan, chiffre d’affaires global et relatif au type de marché sous objet ;

  • les capacités techniques : références de l’entreprise, contrôles qualité, CV des techniciens ou experts, descriptions techniques, contrôle de l’exécution du marché.

B.         SELECTION TECHNIQUE

Cette sélection se basera sur les critères préalablement définis auxquels correspondra une pondération.  L'analyse des documents se fera à l'aide d'un document qui systématise la procédure par rapport au cahier des charges.  Il est judicieux d'établir un tableau comparatif pour l'analyse technique et fonctionnelle des différentes propositions.  Une connaissance technique est ici indispensable pour évaluer chaque point du cahier des charges.  Des précisions peuvent être demandées au fournisseur. Les éventuelles démonstrations devront impliquer les Key Users pour qu’ils jugent de l'adéquation des techniques présentées à leurs besoins.  Cette étape est capitale en ce sens qu'elle permet de détecter des produits creux, des mauvais fonctionnements.

Une grille d’analyse peut aussi être établie.  Dans le cas de la fourniture d'un logiciel, seront jugés : la couverture fonctionnelle, l’exhaustivité, les performances, la formation, la reprise du matériel, la maintenance, etc.

Enfin, un rapport de sélection sera rédigé  pour justifier la décision finale.

 

Les conditions de réussite

A.        LA GESTION DU PROJET

Un chef de projet (secondé par d’autres responsables) sera désigné pour diriger toute la procédure ; son rôle sera pro actif.  Des responsables chargés de calmer les éventuels conflits seront également indispensables.  Les Key Users s'engageront par écrit et un Steering Comitee (groupe de travail) sera mis en place pour suivre l’avancement du projet.

Une bonne gestion implique une juste estimation des problèmes potentiels et du temps nécessaire.  De plus, elle devra s'adjoindre une expertise interne ou externe car un certain niveau de connaissance technique est requis.

B.         LA MISE EN ŒUVRE du projet

Il n’y a pas de système parfait qui réponde à tous les critères, il faut trouver celui qui correspond à 80% des besoins.

Le fournisseur sous-évalue systématiquement la formation, il est donc judicieux de revoir son appréciation à la hausse ; il en va de même pour le coût de la maintenance.

Le fournisseur doit s'engager par écrit sur les spécifications auxquelles il a dit pouvoir répondre.  Les licences annexes (licences d'exploitations, etc.) devront certainement lui être réclamées.

Enfin, il faut garder à l'esprit que les télécommunications et l’informatique sont des outils qui permettent d'optimiser son travail.

 

Conclusion

Le plus important dans ce type de marché est de ne pas perdre de vue les principaux enjeux (énumérés précédemment). Une comparaison exhaustive et détaillée des différentes propositions est indispensable.

Il est préférable de ne pas s’engager lorsqu'il y a un doute sur la solidité du fournisseur.  Il est parfois possible de contourner ce problème en travaillant avec une société de deuxième ou de troisième niveau qui a une plus grande assise financière.

 

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