Compte-rendu
 

  

La dématérialisation des archives
16 décembre 1999
     Château de Colonster

 

De l'archive papier à l'archive électronique et au workflow.

L'archivage électronique ... vos documents originaux sauvegardés et facilement accessibles !

L’archivage : un regard neuf sur les traces du passé ! 

Pas à pas vers le dossier médical informatisé 

L’apparition croissante des documents électroniques et l’évolution des technologies de stockage bouleversent le domaine de l’archivage traditionnellement orienté vers la gestion du papier.  Traitement adapté aux documents ; outils disponibles ; impacts de la numérisation ; coûts induits ; valeur légale des documents digitalisés… Autant de problématiques soulevées lors du deuxième séminaire du cycle 1999-2000 du FORUM TELECOM de la SPI+ consacré à la dématérialisation des archives.  En voici le compte-rendu :



De l'archive papier à l'archive électronique et au workflow.
M. Frank GROGNET, Portfolio Manager, SIEMENS BUSINESS SERVICES

Selon une étude de Gartner Group, tout employé passe 8 heures par semaine à manipuler des documents.  Un investissement en temps conséquent qui a poussé certaines entreprises à recourir à un système de rationalisation documentaire. 

La gestion électronique des documents (GED), suite logique de l'informatisation, est conçue dans le but de réduire les coûts et d’augmenter la productivité.  Les trois grands objectifs poursuivis par la GED sont :

  • l'optimisation des surfaces de conservation des documents (surtout valable dans le cas des gros volumes à stocker sur le long terme) ;

  • une meilleure localisation de l’information pertinente dans le flot documentaire ;

  • et l'implémentation d’une méthode permettant d’organiser la circulation d’informations dans l'entreprise.

L’organisation électronique des documents a pour effet de gérer les flux documentaires et présente trois avantages majeurs :

  • en terme de service à la clientèle (en étant en mesure de fournir une réponse directe sans avoir à “ fouiller ” dans les dossiers).

  • en terme d’encombrement.  Le volume des documents étant appelé à s’accroître, il est intéressant de pouvoir rapatrier l’information directement sur son/un ordinateur[1] plutôt que depuis une salle des archives.

  • en terme de traçabilité.  Les différentes étapes du traitement d'une requête peuvent être identifiées (cfr. workflow).

La réorganisation du système d’archivage suppose de se poser un certain nombre de questions : Quels types de solution adopter (cfr. existence d'applications spécifiques au domaine d'activité) ?  Comment choisir un appareil de capture ?  Quels sont les systèmes de stockage[2] ?  Quels sont les moyens d’implémentation (operating system, bases de données, etc.) ?

L’entreprise peut recourir à trois méthodes (autonomes ou associées) pour résoudre son problème documentaire tout en gardant à l'esprit que le développement des méthodes de management de l’information va de paire avec l’évolution des outils de gestion:

  • l’archivage électronique,

  • la gestion documentaire (ou document management),

  • le workflow (modèle dual tendant d’une part, à formaliser une procédure et d’autre part, à définir les acteurs de la procédure selon leur fonction, leur groupe, leur nom).

L'entreprise doit aussi :

  • envisager la possibilité de faire migrer les documents[3] vers des containers à documents (ou repository),

  • choisir une méthode de classement (structuré ou indexation intégrale),

  • assigner une fonction au système :  la consultation de données (sur base de requêtes structurées, sur un ou des mots, via un browser[4]), application centrale, workflow (qui peut se révéler une précieuse source décisionnelle), SAP[5] (cas particulier),

  • analyser la manière dont circulent les documents : support d'origine (papier ou électronique) ;  système de capture (scanning ou transfert de données) ;  classement manuel ou automatique ;  utilisation d'une base de données relationnelle[6] ou full-text, alimentation des données centralisée ou non ;  type de support de stockage ;  manière de retrouver les informations,

  • l'entreprise doit aussi se montrer attentive aux caractéristiques de la capture et du stockage des documents : vitesse, résolution, format[7], interfaces spéciales (lecteur codes-barre), type de document, durée de vie, prix, etc.

L’exposé se conclut par une présentation de différentes solutions (cfr. slides intégrés au dossier-participant) et d’exemples concrets de systèmes d’archivage implémenté dans diverses sociétés.

 

L'archivage électronique ... vos documents originaux sauvegardés et facilement accessibles !, 
Mme Nadine DACHOUFFE, chef de projet, CTIP.

L'exposé comporta aussi la définition de quelques concepts que nous vous invitons à retrouver en fin de compte-rendu.

Selon Nadine DACHOUFFE, les buts de l’archivage électronique sont d’une part, de préserver les données sur la longue durée et d’autre part, de facilité l’accès, la consultation et l’utilisation des données.  Ses avantages sont :

  • le gain de place,

  • la sécurité,

  • une meilleure localisation (facilitation des recherches, possibilité d’effectuer des requêtes thématiques en combinaison avec l'utilisation de moteurs de recherche).

L'oratrice procéda ensuite à une description des caractéristiques des trois principales étapes de l’archivage électronique :

1ère étape, le scanning

Le scanning est nécessaire pour transformer un document papier en un document numérisé.  Les facteurs influençant la qualité du scanning sont les suivants :

  • la qualité du papier (le grammage –un papier trop fin ou trop gros pose problème- ;  la couleur –uniforme et contrastée- ;  l’opacité du papier dans le cas d’un recto-verso),

  • la qualité de l’impression (taux de résolution du scanning),

  • la qualité de présentation du contenu (les taches, ratures, etc. apparaissent aussi).

Quant aux facteurs qui influencent le coût, on retrouve :

  • la taille du papier, 

  • la mono ou polychromie (le recours à la couleur reste encore onéreux),

  • les manipulations diverses (tels l’enlèvement et la restitution des documents),

  • le conditionnement, le transport, la nécessité de remise en état ou l’éventuelle destruction,

  • l'identification et la préparation des documents (identification unique, classement logique),

  • le stockage (cfr. format -.tiff, .pdf- et support de livraison -CD-ROM, DVD-),

  • enfin, la prise de dispositions spéciales telles que la confidentialité, l’urgence d’exécution, le respect de délai, etc.


2ème étape, la “ transformation ”

La deuxième étape consiste à transformer les fichiers électroniques provenant du scanning ou de sources électroniques parfois hétérogènes en un format unique[8].

Cette numérisation nécessite de suivre attentivement l’évolution informatique, de conserver une copie de l'environnement d'archivage (logiciel, périphériques, etc.) et de s’assurer de la mise à jour périodique des documents archivés.


3ème étape, la consultation des documents archivés

La troisième étape, consacrée à la consultation des documents archivés, exige de s’interroger sur le choix du support, les personnes autorisées à consulter et le type de consultation.

Le choix du support de stockage s'opère en fonction de

  • la capacité de stockage (cfr. masse de données enregistrables et durée de vie),

  • le coût (dont les périphériques nécessaires à la consultation),

  • la portabilité (surtout s’il s’agit d’un système partagé),

  • la fiabilité.

Les caractéristiques des différentes surfaces de stockage ont été évoquées :

  • la bande magnétique offre une grande capacité de stockage pour un faible coût mais occasionne des temps d’accès long.  Les données qui y sont stockées sont modifiables et effaçables ;

  • le Disque magnéto-optique (WORM) est fiable et peu onéreux.  Il permet un accès aléatoire rapide, pouvant d'ailleurs être comparé à celui du disque dur.  De grande capacité (de 230 à plusieurs milliers de  Mo, cfr. possibilité de lecteurs multichargeurs), il pêche par le prix élevé de son lecteur ;

  • le Compact Disc - Read only memory (CD-ROM) et le Digital Video Disc (DVD) possèdent une capacité de stockage considérable ( + possibilité de lecteurs multichargeurs), plus encore pour le DVD.  Inaltérables et peu coûteux, ils sont très largement compatibles.  Par contre, ils exigent une manipulation soigneuse ;

  • enfin, le Disque dur offre une grande capacité de stockage pour un faible coût.  Ses possibilités d'accès rapide par différents utilisateurs et sa fiabilité sont très satisfaisantes.  Par contre, les données qui y sont stockées sont modifiables et effaçables.

Les différents modes de consultation ont été passés en revue.  De même que le principe des requêtes.  Celles-ci s'affichent depuis des machines stand-alone dans le cas où l’on n'octroie qu’un seul poste d’utilisation ou depuis des machines serveur ou réseau périphérique dans le cas où plusieurs utilisateurs sont amenés à consulter l’archivage.

La recherche peut être simple, indexée ou plein texte (avec possibilité de combiner plusieurs niveaux).  On parle de :

  • consultation simple lorsqu'une structure hiérarchique existe et lorsque des noms significatifs sont attribués aux documents et dossiers.

  • consultation sur base d’un index pour des recherches (simples et rapide) se fait sur base d'un ou plusieurs critères selon une structure établie.

  • recherche plein texte sur base d’un index ou d'un moteur de recherche plein texte.  Ce type de consultation s'applique aux documents numérisés par un système de reconnaissance des caractères (OCR).


L’archivage : un regard neuf sur les traces du passé ! 
M. Daniel FESLER, avocat, BACKER & McKENZIE.

Peut-on tout archiver sous format électronique et détruire les expressions papier sans risque ?  A cette interrogation, D. FESLER rappela les effets juridiques de toute communication : les documents émis par une entreprise[9] peuvent être utilisés en cas de litige.  D'où l'importance de conserver un maximum de traces des communications tant que le délai légal de prescription n’est pas écoulé[10].

A l'exception des banques et institutions de crédit, l’archivage doit essentiellement porter sur les originaux (actes authentiques[11]) pour sauvegarder la portée juridique des pièces conservées[12]. Sauf autorisation ou dérogation spéciale, un ensemble de règles pèsent sur les formes et la localisation (cfr. enregistrement des factures et conservation des documents sociaux).  Aussi, si la question de la dégradation des documents est réglée par le recours à des supports inaltérables (p.ex. le CD-ROM), celle de l’intégrité (cfr. non falsification) se pose dans le cas des documents numériques. 

La signature électronique[13] fait sensiblement évoluer le débat. Elle permet aussi de crypter un message et valide l’intégrité du texte puisqu’elle est liée, à la fois, au contenu du message et à une clé privée.  De même, l’acquisition d’un certificat, délivré par les autorités de certification, constitue une authentification supplémentaire.  Grâce à la signature électronique, chaque document qui en est muni, qu’il soit reproduit ou non, conserve sa qualité d’original.  Cette spécificité, qui révolutionne la façon de considérer les actes juridiques, est fondamentale dans le cas de l’archivage électronique des documents.

D'une manière générale, D. FESLER rappela que la signature et le certificat électroniques :

  • suppriment la nécessité de produire des actes imprimés ou manuscrits,

  • relativisent la notion de copie puisque tout exemplaire porteur d’une signature électronique est un original,

  • permettent la délocalisation des archives et l’utilisation des documents à plusieurs fins,

  • sont indépendants du logiciel ou du format utilisé.

Enfin, l’orateur conclut son exposé en soulignant l’importance (1) de la maîtrise des règles de preuve et de prescription par des dispositions contractuelles appropriées (2) de la mise en place de solutions de communication et d’archivage tenant compte du développement des TIC et de la législation y afférente.  L'investissement généré par la méthode d'archivage devra être considéré en fonction du coût de la preuve en cas de problème juridique.


Pas à pas vers le dossier médical informatisé 
par Mme Michèle BONAVENTURE, responsable archives, Centre Hospitalier Peltzer La Tourelle (Verviers).

Il s'agissait ici d'une présentation de l'expérience du CH Peltzer La Tourelle dans la mise en place d'un système d'archivage électronique.  Après avoir évoqué les contraintes liées au flot documentaire du CH (nombre/volume, durée de conservation légale, encombrement, utilisations multisites, ubiquité, etc.), notre oratrice a présenté la démarche progressive de mise en place d'un archivage informatisé (1993-1999) qui a débouché sur la génération de dossiers médicaux directement informatisés et sur l'enregistrement sous CD-ROM des archives.  A ce titre, elle souligna les aspects positifs de cette nouvelle méthode d'archivage : règlement définitif des problèmes de stockage ;  disponibilité des informations ;  structuration des dossiers médicaux  ;  etc.


La dématérialisation des archives

en quelques mots…

  

Archivage[14]
action de recueillir, de classer et de conserver (des documents, etc.).
Résultat de cette action.

Archives
ensemble des documents relatifs à l'histoire d'une ville, d'une famille, etc., propres à une entreprise, à une administration, etc.
Le lieu où sont conservés de tels documents.

Archivage électronique
L’archivage électronique de masse consiste à recueillir, traiter, une masse (plus ou moins) importante de documents originaux et à classer et conserver les documents électroniques obtenus sur un support électronique.

Echelle de mesure
1 Mega octets (Mo) = 1.000.000 octets
1 octet = 8 bits (valeur élémentaire d'une information -"0" ou "1"-).
On parle d'octets en français et de bytes en anglais.

Numériseur (ou scanner)
Périphérique d’acquisition de documents permettant leur transformation sous forme d’images numérisées ou images bitmap.

Numérisation (ou scanning)
Transformation d’un original papier en un fichier informatique au format raster (bitmap) via un scanner.

OCR (Optical Character Recognition)
En français, ROC (reconnaissance optique de caractères)
Logiciel de reconnaissance de caractères.  Permet de retrouver le contenu textuel d'un document numérisé.

Résolution
La résolution d’un numériseur, d’un écran ou d’une imprimante correspond au nombre de points analysés ou affichés par unité de mesure. La résolution est exprimée en points par pouce (dots per inch ou DPI).  De la qualité de la résolution dépendent la netteté de l'image et la taille du fichier


[1] Là où la capacité de stockage est la plus importante.

[2] Voir à ce sujet l'exposé de Nadine DACHOUFFE, CTIP.

[3] Tout support : papier, micro-fiches, fichiers électroniques, etc.

[4] Un browser est un navigateur Internet.

[5] SAP (Service Advertisement Protocol) : assure la diffusion d'informations en provenance du serveur à des machines connectées sur le réseau dans un environnement Clients/Serveur.

[6] Cfr. Oracle, Informix, Sybase, etc.

[7] Du format A6 à A0, couleur ou noir et blanc.

[8] A chaque format correspond un logiciel de consultation, d’où l’intérêt de définir un standard pour obtenir un outil de consultation efficace.

[9] Contrats, factures, bons de commande, fiches clients, documentation technique, commerciale, nouveaux moyens de communication à distance, etc.

[10] La règle de prescription a été réduite à 10 ans sur les activités les plus courantes (exception faite de 30 ans sur les biens).

[11] Document où il est fait mention d'une signature originale, manuscrite et attribuée à son auteur lui conférant un caractère original.  Une copie ne vaut que comme commencement de preuve par écrit.

[12] Dans certains cas, la norme et la localisation des documents peuvent être prescrites.

[13] La directive européenne du 30 novembre 1999 atteste à la signature électronique la capacité de faire force de preuve au même titre que la signature écrite.

[14] Définition due à Nadine DACHOUFFE, CTIP

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